Práctica Nº 1: Microsoft Excel

Una hoja de cálculo electrónica, tal como lo es Excel, es un documento utilizado para almacenar y manipular datos que tienen una finalidad contable o estadística. Está compuesta por filas (identificadas por números) y por columnas (identificadas por letras). La intersección de una columna con una fila se llama celda, la cual tiene una dirección asociada, es decir, la celda A22 es la intersección de la columna A con la fila 22. Además, permite hacer operaciones de cálculo, desarrollar fórmulas, funciones, analizar datos, etc., sobre todo el documento o parte de éste.

1.     Vamos a insertar información en la hoja que tenemos en pantalla.

§   Ubíquese en la celda B2 (sí usa ratón haga clic en dicha celda). Observe que en la parte superior izquierda hay un recuadro que indica dónde está Ud. ubicado, es decir, indica la celda B2.

§   Escriba lo siguiente: Gastos Universitarios

§   Presione enter.

§   Ubíquese nuevamente en la celda B2 y observe que al lado del recuadro que indica la ubicación actual, existe otro recuadro dónde aparece el texto que contiene dicha ubicación.

2.     De la misma manera que lo hizo en el paso anterior proceda a escribir la siguiente información para la celda indicada:

       C4 Þ Semestre 2                                      D4 Þ Semestre 3

B5 Þ Matrícula                                         C5 Þ 435800

D5 Þ 520340                                            B6 Þ Papelería

C6 Þ 18500                                                         D6 Þ 22300

B7 Þ Seguro                                                       C7 Þ 9000

D7 Þ 12000                                                         B8 Þ Varios

C8 Þ 36500                                                         D8 Þ 10500 

3.     Vamos a grabar la hoja de cálculo

§   Active el menú Archivo (Circulo en la esquina superior izquierda)

§   Seleccione Guardar como…

§   Aparecerá la ventana Guardar como. Escriba en el recuadro Nombre del archivo Practica1, y presione el botón Guardar. Excel automáticamente le asigna al archivo la extensión XLS.

§   Nota: También puede grabar presionando directamente el icono que representa un disquete.

4.     Vamos a calcular los totales por columna

§   Escriba en la celda B10 Totales

Con el Mouse:

a)     Ubíquese en la celda C10 y haga clic sobre el icono de Autosuma

b)    Aparecerá la fórmula =SUMA(C5:C9), donde C5:C9 es el rango de celdas que van a sumarse, dicho rango es escogido automáticamente por Excel.

c)     Como en nuestro caso la suma debe hacerse desde C5 hasta C8, puede cambiar el rango arrastrando el puntero del mouse sobre las celdas que desea sumar, para esto haga clic sobre la celda C5 y sin soltar el botón ubíquese en la celda C8, suelte el botón y observe que dicho rango queda enmarcado por un recuadro intermitente y además la fórmula de la celda cambió a = SUMA(C5:C8).

d)    Presione enter y observe como en lugar de la fórmula aparece 499800, es decir el total de la columna C.

Con el Teclado:

a)     Ubíquese en la celda C10.

b)    Escriba lo siguiente: =SUMA(C5:C8). Con esto le estamos indicando al Excel que sume los contenidos de las celdas desde C5 hasta C8 y deposite el resultado en la celda donde escribimos la fórmula, es decir, en C10.

c)     Presione enter y aparecerá el resultado de dicha suma: 499800.

§   Calcule ahora el total de la columna D, en la celda D10

Función SUMA: es una función matemática que permite sumar un rango de celdas. Su sintaxis es la siguiente: =SUMA(celda inicial : celda final)

5.     Vamos a cambiar el tamaño de la letra de nuestros datos

§   Ubíquese en la celda B2

§   Seleccione desde B2 hasta D10. Para seleccionar con el teclado presione simultáneamente la tecla SHIFT y la tecla de dirección ¯ hasta llegar a B10, luego manteniendo presionada la tecla SHIFT prosiga la selección con la tecla ® hasta D10. Para seleccionar con el mouse haga clic en B2 y manteniendo presionado el botón arrastre el puntero del mouse hasta D10.

§   Una vez que tenemos la hoja seleccionada, active el menú Inicio. Seleccione la opción Formato… luego Formato de Celdas y dentro de ésta, la pestaña Fuente. Cambie el tamaño de la letra a 14 y verifique que el tipo de letra sea ARIAL, si no lo es entonces selecciónelo.

§   Presione el botón Aceptar. Observe cómo la letra es inmediatamente cambiada al tamaño indicado, pero ahora no caben algunos títulos en la celda.

6.     Vamos a ampliar el ancho de las columnas

§   Ubíquese en cualquier celda de la columna B

§   Active el menú Inicio y opción Formato. Seleccione la opción Ancho de Columnas

§   Aparecerá la ventana Ancho de Columna. Cambie el ancho de 10,71 (que es el ancho que por defecto traen todas las columnas en Excel) a 12 y presione el botón Aceptar.

§   Observe cómo ahora los títulos si caben en las dimensiones de la celda.

§   Cambie el ancho de las columnas C y D a 15.

7.     Vamos a centrar el título y a colocarlo en negrita

§   Ubíquese en la celda B2 y seleccione desde B2 hasta D2.

§   Active el menú Inicio y opción Formato. Seleccione la opción Formato de Celda…

§   Seleccione la pestaña Alineación.

§   En el recuadro Horizontal seleccione Centrar y active en la opción Combinar Celdas.

§   Seleccione la pestaña Fuente y elija un estilo Negrita

§   Presione el botón Aceptar y observe cómo el título aparece en negrita y se centra entre las celdas B2, C2 y D2.

§   Nota: También puede colocar negrita directamente, seleccionando la(s) celda(s) deseada(s) y presionando el botón

Igualmente, puede colocar el texto en letra cursiva directamente, seleccionando la(s) celda(s) deseada(s) y presionando el botón               y establecer el subrayado presionando

§   Coloque en negrita los títulos Semestre 2 y Semestre 3

 

8.     Cómo editar el contenido de una celda

§   Ubíquese en la celda D8

§   Presione la tecla F2 y el contenido de dicha celda es editado.

§   Modifique la cifra 10500 por 18500

§   Presione enter y observe cómo la cifra al modificarse también cambia el total de la celda D10.

9.     Vamos a insertar una nueva columna

§   Ubíquese en cualquier celda de la columna C

§   Active el menú Inicio y opción Insertar y seleccione la opción Columnas de hoja

§   Observe cómo una nueva columna es insertada antes de la columna C.

§   Cambie a 15 el ancho de la nueva columna

§   Escriba los siguientes datos para dicha columna

C4 Þ Semestre 1                                          C5 Þ 398300

                   C6 Þ 16700                                                  C7 Þ 7800

                   C8 Þ 28100

§   Calcule el total de la nueva columna en la celda C10

§   Coloque Semestre 1  en negrita

§   Nota: Ud. puede insertar una fila realizando el mismo procedimiento, sólo que en el menú Insertar escogerá Fila. Para eliminar tanto una fila como una columna se activa el menú Edición y se escoge la opción Eliminar.

10.  Vamos a darle un formato a las cantidades

§   Seleccione las celdas que tienen cantidades numéricas (desde C5 hasta E10)

§   Active el menú Inicio y opción Formato y seleccione la opción Formato de Celdas…

§   Seleccione la pestaña Número.

§   En categoría escoja Número y active la opción Usar separador de miles (.)

§   Presione el botón Aceptar. Observe cómo todas las cantidades muestran ahora el punto de los miles.

11.  Vamos a calcular el promedio de gastos y a copiar/mover un rango de datos.

§   Ubíquese en G4 y escriba Promedio

§   Ubíquese en G5 y escriba =PROMEDIO(C5:E5) y presione enter

§   Observe que aparece 451.480, el cual es el promedio de gastos por matrícula, es decir, la suma de 398.300, 435.800 y 520.340 dividido entre 3.

§   Ubíquese en el valor anterior, active el menú Edición y elija la opción Copiar. Observe cómo la celda aparece en un rectángulo punteado intermitente.

§   Seleccione ahora desde la celda G6 hasta la celda G8, active nuevamente el menú Edición y elija la opción Pegar.

§   Observe que Excel automáticamente ha calculado los promedios de gastos por Papelería, Seguro y Varios. Presione enter para quitar el rectángulo punteado intermitente

§   Seleccione ahora desde G4 hasta G8, active el menú Edición y elija la opción Cortar. Observe cómo el rango de datos seleccionado aparece en un rectángulo punteado intermitente.

§   Ubíquese en la celda F4, active el menú Edición y elija la opción Pegar. Observe cómo los datos que anteriormente estaban en la columna G, aparecen se mueven a la columna F.

§   Colóquele a la columna F letra ARIAL tamaño 14 y un ancho de 15.

Función PROMEDIO: es una función matemática que devuelve el promedio (media aritmética) de un rango de celdas. Su sintaxis es la siguiente: =PROMEDIO(celda inicial : celda final)

12.  Vamos a calcular el valor máximo y mínimo entre un rango de valores

§   Ubíquese en la celda C12.

§   Escriba lo siguiente: =MAX(C5:C8) y presione enter.

§   Observe que aparece 398.300, lo cual nos indica que es el valor máximo del rango de celdas suministrado a la función MAX.

§   Ubíquese ahora en la celda D12.

§   Escriba lo siguiente: =MIN(D5:D8) y presione enter.

§   Observe que aparece 9.000, lo cual nos indica que es el valor mínimo del rango de celdas suministrado a la función MIN.

Función MAX: es una función matemática que devuelve el valor máximo de un rango de celdas. Su sintaxis es la siguiente: =MAX(celda inicial : celda final) Función MIN: es una función matemática que devuelve el valor mínimo de un rango de celdas. Su sintaxis es la siguiente: =MIN(celda inicial : celda final)

13.  Vamos a colocarle bordes a nuestros datos

§   Seleccione todos los datos: desde B4 hasta F8

§   Active el menú Inicio y opción Formato. Seleccione la opción Formato de Celdas…

§   Seleccione la pestaña Bordes. Dentro de Preestablecidos seleccione tanto Contorno como Interior.

§   Seleccione Aceptar.

14.  Grabe la hoja, active el menú Archivo  y seleccione la opción Cerrar.

Agradecimientos a la Prof. Jhoanelda Sánchez, autora del material presentado.